Verwaltungsinterne Benutzung des Universit?tsarchivs

Bitte auch immer die Kanzlerrundschreiben zu den Verwaltungsabl?ufen beachten!

Aufgaben des Archivs

Aufgabe des Archivs ist es, die bei der Verwaltung für den laufenden Dienstbetrieb entbehrlichen, jedoch archivwürdigen Unterlagen zu archivieren.

Nach § 3 der Archivordnung vom 8. Juli 2004 haben alle Einrichtungen der Universit?t die Unterlagen zur ?bernahme anzubieten, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr ben?tigen. Es besteht also eine Abgabepflicht.

Anzubieten sind auch personenbezogene Daten und Unterlagen, die unter besonderem gesetzlichen Geheimnisschutz stehen. Aktenabgaben an das Universit?tsarchiv sind regelm??ig durchzuführen.

Da das Universit?tsarchiv ein strukturiertes Ged?chtnis der Universit?t Regensburg bildet und keine Altablage für nicht mehr ben?tigte Unterlagen darstellt, werden die Aktenabgaben bewertet. Dabei entscheidet das Universit?tsarchiv auf Basis des bayerischen Archivgesetzes und des Bundesarchivgesetzes u.a. über den historischen Wert der Unterlagen. Dabei wird ein hoher Prozentsatz der Unterlagen ausgesondert und vernichtet (Kassation).

Abgabe an das Universit?tsarchiv

Wenn?die Unterlagen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen überschritten haben, wenden Sie sich bitte schriftlich an den Leiter des Universit?tsarchivs. Bitte erstellen Sie eine Abgabeliste, gerne in elektronischer Form, etwa als Excel- oder Worddatei. Ohne Abgabeliste beh?lt sich das Archiv vor, eine Abgabe zu verweigern.

Die Abgabeliste sollte enthalten:?Abgebende Stelle, Umfang der Abgabe, Laufzeit der Unterlagen.

Im Falle von?Prüfungsunterlagen (z.B. Promotionen, Habilitationen, Diplom, Magister, Master/Bachelor) geben Sie bitte zus?tzlich alle Einzelf?lle an:?Name, Vorname, Geburtsdatum, Abschlussdatum, Abschlussart. Analoges gilt für Personalakten.

Bitte erheben Sie hierzu den Umfang der abzugebenden Unterlagen (z.B. Anzahl der Ordner).

Einsichtnahme in Unterlagen

Jede abgebende Stelle kann in die von ihr abgebenen Unterlagen jederzeit w?hrend des Dienstzeiten einsehen. bwin娱乐_bwin娱乐官网欢迎您@ geschieht im?Regelfall im Lesesaal des Archivs.

Alle übrigen, also nicht selbst abgegebenen Best?nde k?nnen erst nach Ablauf der Schutzfristen des Archivgesetzes oder durch einen Antrag auf Schutzfristenverkürzung eingesehen werden.